Что входит в обязанности секретаря

Во все времена у руководителей были помочники. Сегодня многое поменялось как в ведении бизнасса, так и в его организации, но необхоимость секретаря остается неизменной.

Сегодня секретарю приписывают многое. Например, сейчас много говорят о том, что секретарь - лицо компании и уделяют этому очень много внимания. На самом же деле каждый руководитель знает - секретарь - это тот человек, который напомнит о заседании в суде на определенную дату, перезвонит заказчикам по поводу уточннения деталей, организует аренду зала для конференций, закажет билеты на самолет. Конечно, все это может показаться мелочью, но это и позволяет руководителю везде успеть, ничего не забыть и... сэкономить время. Главное качество секретаря - это ответственность. Что касается внешности, то общаясь с деловыми людьми, выглядеть нужно соответственно, иначе вам не будут доверять. А входить в доверие - это одна из бесценных черт секретаря.

Если организация небольшая, то часто секретарь занимается не только поручениями начальника, но и обеспечивает жизнедеятельность офиса. Это своевременная покупка канцелярских товаров, обработка входящей и исходящей корреспонденции, встреча посетителей офиса.

Обособленным пунктом для секретарей стоит - телефонные переговоры. По этому поводу написано много литературы, проводятся тренинги. Конечно есть общие правила, которых нужно придерживаться:

1) Заканчивать разговор первой, если вам позвонили.

2) Кричать в трубку в случае плохой слышимости

3) Заставлять ждать того, кто "на проводе"

4) Общаться сразу с двумя и более собеседниками, если это, конечно, не конференция